Kapitel 6: Literaturverwaltung

Datenerzeugung, Datennutzung, Literaturverwaltungsprogramme / Referenzmanager und die Datenpflege

Alle Texte und Abbildungen © Martin Gertler - Weitergabe und Kopie / Vervielfältigung sind nicht erlaubt, Nutzung ist nur im Rahmen der Lehrveranstaltung gestattet

Einleitung

Schon bei den ersten Vorbereitungen einer wissenschaftlichen Arbeit steht ja die Suche nach und die Auseinandersetzung mit vorhandener Literatur an. Nichts wäre so ungelungen wie eine bloße Umschau, ohne dabei genauer zu erfassen und festzuhalten, welche Quelle einem wo begegnet ist und warum sie womöglich wichtig sein könnte für das Vorhaben.

Es spricht also eine Menge dafür, einen großen Kasten mit Karteikarten anzuschaffen, um dort alle Informationen so abzulegen, dass man sie schnell finden und nutzen kann – ob bei dieser oder auch erst bei der übernächsten wissenschaftlichen Arbeit.

Nun, ein Karteikartenkasten im wörtlichen Sinne ist damit natürlich nicht gemeint. Früher war das das Instrument der Wahl für diese Zwecke. Schnell finden und schnell nutzen konnte man seine abgelegten Informationen gemäß der damals üblichen Schnelligkeit – heute geht nichts mehr ohne Computer.


6.1 Datenerzeugung

Literaturverwaltung im Computer geht ähnlich wie mit dem Karteikasten – oder aber viel komfortabler.

Karteikarten ausfüllen muss man händisch – in Word funktioniert das genauso, die Software bietet in der Toolbox mit »Zitate« die Möglichkeit an, Quellen zu erfassen, zu verwalten und für das Quellenverzeichnis zu nutzen.

Das Karteikasten-Modell bietet MS Word in dieser Weise an: Man legt pro Quelle durch Eintragen der notwendigen Angaben einen Datensatz an, der anschließend gemäß gewähltem Ausgabeformat als Kurzbeleg – also im Text direkt beim eingebrachten Zitat – sowie im Quellenverzeichnis verwendet wird.

Quelleneingabe

Abbildung 9: Quelleneingabe in MS Word
(Quelle: eigener Screenshot)


Quellenarten

Abbildung 10: Quellenarten in MS Word
(Quelle: eigener Screenshot)

Hier kann man also auswählen, um welche Art von Quelle es sich handelt – um ein Buch, einen Buchabschnitt, einen Artikel, eine Website oder was auch immer.

Anschließend gilt es, zumindest die mit einem Sternchen versehenen Angaben einzutragen. So lassen sich Quellendaten im Schreibprogramm selbst erfassen und speichern.

So könnte man sich beispielsweise eine Word-Datei mit Quellen-Exzerpten anlegen und diese später in der eigentlichen Arbeit nutzen.

Natürlich könnte man dieses Erfassen von Daten in den »Karteikarten« von MS Word auch erst beim Schreiben der Arbeit selbst vornehmen. An jedem Zitatende öffnet man die Toolbox über das Toolbox-Symbol in der Standard-Menüleiste und klickt auf das zweite Symbol von links. Pro Eintrag klickt man auf das Pluszeichen unten links in der Toolbox, darauf erscheint eine Eingabemaske mit den nötigen Feldern für die Quelle.

Wird die selbe Quelle noch an einer anderen Stelle im Text verwendet, klickt man in der Toolbox zweimal auf den Eintrag, um ihn an der Cursorposition einzufügen. Am Schluss erstellt man das Quellenverzeichnis: Unter dem Menüpunkt »Einfügen« wählt man »Dokumentenelemente« und dort »Literaturverzeichnis«.

Auch OpenOffice bietet unter »Extras« den Punkt »Literaturdatenbank« an, die man ebenfalls händisch pflegen muss.

Soweit sind also die heutigen elektronischen Varianten des guten alten Karteikastens für jeden verfügbar.

Wer Dinge gern selbst zusammensetzt und sich eher nicht auf Automatisiertes verlassen mag, wird hiermit womöglich gern arbeiten wollen und seine Freude daran finden. Auch eine selbstgestrickte Mütze ist schließlich etwas selbst Hergestelltes – somit haben diese Dinge ihren Charme.

Dennoch muss man nüchtern sehen: von Hand Gemachtes dieser Art birgt Fehler, denn wenn wir selbst in dem Buch oder Sammelband oder Zeitschriftenartikel nach den notwendigen Angaben suchen müssen, um sie anschließend nicht mit Copy & Paste, sondern aus dem Kurzzeitgedächtnis – eben gelesen, schon eingetippt – einzugeben, braucht das eine Menge Zeit und verursacht Schreibfehler.


6.2 Gemeinsame Daten

Wenn es vielleicht doch nicht die von Hand geschriebene elektronische Karteikarte sein soll, dann warten längst bewährte andere Wege auf uns, nämlich Datensammlungen von gedruckten und elektronischen Publikationen sowie die zugehörigen Datenformate, die einen schnellen Austausch und eine schnelle Übernahme aller benötigten Angaben zu unseren Quellen ermöglichen. Für Austausch und Übernahme wurden eigens spezielle Dateiformate entwickelt

Einige dieser Datensammlungen können von Usern selbst »gefüttert« und genutzt werden, andere werden von Universitätsbibliotheken bereitgestellt und gepflegt, und schließlich gibt es auch welche, die aus unterschiedlichen Bibliotheken mit Daten versorgt werden.

Ein gut nutzbares Beispiel für einen solchen Dienst ist das kostenlose BibSonomy. Auch ohne als Nutzer registriert und eingeloggt zu sein, kann man darin alle Einträge von Quellen abrufen, die dazu von den Eintragenden jeweils freigegeben worden sind. Suchmöglichkeiten nach Namen, Orten oder Stichworten erleichtern das Finden.

Die Suche nach »Martin Gertler« plus dem Tag »vegan« führte zu einem Ergebnis. Angenomen, jemand will aus diesem E-Book zitieren, muss er nun nicht händisch die benötigten Angaben in seine elektronische Karteikarte übernehen, sondern kann sich ein Ausgabeformat wählen, in dem er die Daten ausgegeben haben möchte, um sie bei sich selbst zu speichern und in einem Literaturverwaltungsprogramm zu nutzen.

Suche

Abbildung 11: Suchen in BibSonomy
(Quelle: Screenshot von BibSonomy 2014d)

Dazu muss das Ausgabeformat passend gewählt werden. Alle Formate werden von Bibsonomy genau beschrieben; im Grunde genommen muss man selbst nur schauen, welche Formate das selbst verwendete Literaturverwaltungsprogramm zum Importieren »verstehen« kann.

Formatauswahl

Abbildung 12: Format in BibSonomy auswählen
(Quelle: Screenshot von BibSonomy 2014a)

Für die händische Weiterverarbeitung im elektronischen »Karteikasten« kann man sich einfach das Suchergebnis als HTML-Seite anzeigen lassen:

HTML-Ausgabe

Abbildung 13: HTML-Ausgabe einer Quelle in BibSonomy
(Quelle: Screenshot von BibSonomy 2014b)

Die in diesem HTML-Ausgabeformat enthaltenen Angaben sind für den Eintrag im elektronischen »Karteikasten« erforderlich. In diesem Falle sind es: Verfasser, Buchtitel, Reihenangabe mit Herausgeber, Band, Verlagsname, Verlagsort.

Wer sich bei BibSonomy – betrieben übrigens vom FG Wissensverarbeitung der Universität Kassel, der DMIR Gruppe der Universität Würzburg und vom Forschungszentrum L3S – einen kostenlosen Account einrichtet, kann dort auch eigene Publikationen anlegen, die vielleicht noch nicht enthalten sind, sodass sie schneller als auf den üblichen Wegen online abrufbar und ihre Stammdaten für jedermann nutzbar sind.

Für die Browser Chrome und Firefox werden von BibSonomy eigene Add-ons vorgehalten, die eingeloggten Nutzern die Arbeit erleichtern sollen.

Browser

Abbildung 14: Browser-Addons von BibSonomy
(Quelle: Screenshot von BibSonomy 2014c)

Mit diesen Addons lassen sich die eigene Datenverwaltung aufrufen, Lesezeichen setzen und eine im Browser angezeigte Publikation in BibSonomy übernehmen.

BibSonomy ist also ein praktischer Helfer bei der Suche nach Daten zur Literatur, die im eigenen Quellenverzeichnis aufgeführt werden soll – und ist auch hilfreich, um eigene Publikationen ab Veröffentlichungstag bereits für alle erfassbar zu machen, denen sie nutzbar werden könnten.

Die von BibSonomy vorgehaltenen Ausgabeformate decken dabei eben nicht nur unseren legendären »elektronischen Karteikasten« ab, sondern können vor allem für den Importbedarf in einem Literaturverwaltungsprogramms genutzt werden. Es lassen sich sogar Publikationslisten ausgeben, die in Websites einbaubar sind, wie zum Beispiel die vollständige Publikationsliste des Verfassers dieses Buchs.


6.3 Hochschulische Daten

Ein Blick auf die Bestände der Universitäten ist immer lohnend, denn sie haben oft Werke in ihren Datensammlungen oder können auf mit ihnen verbundene Bibliotheken verlinken, die bei BibSonomy und anderswo nicht gefunden werden. Umgekehrt kann es einem allerdings auch ergehen – wer etwa bei der Universitätsbibliothek Köln in der Suche eingibt: »Martin Gertler vegan«, findet nicht zu dem E-Book, wie es bei BibSonomy der Fall war:

Suchergebnis

Abbildung 15: Negatives Suchergebnis bei der UB Köln
(Quelle: Screenshot des Suchergebnisses bei Uni Köln 2014b)

Sucht man hingegen nach Daten einer Printausgabe, ist die Chance groß, dass sie bei solchen Universitätsbibliotheken direkt zu finden sind:

Suchergebnis

Abbildung 16: Positives Suchergebnis bei der UB Köln
(Quelle: Screenshot des Suchergebnisses von Uni Köln 2014c)

In diese Falle wird hier auch die Titelseite des Buchs abgebildet, sodass man schnell kontrollieren kann, ob der richtige Datensatz zum auf dem Tisch liegenden Buch gefunden wurde.

Über das kleine Icon, das zur »Merkliste« führt, lässt sich diese persönliche Merkliste nun mit den Daten dieses Buches ergänzen und anschließend aufrufen:

Merkliste

Abbildung 17: Merkliste bei der UB Köln
(Quelle: Screenshot der Merkliste von Uni Köln 2014a)

Die Exportformate sind hier weniger variabel als bei BibSonomy; für die meisten Übernahmezwecke in Literaturverwaltungsprogramme dürften aber die benötigten Datenformen angeboten werden.

Deutlich ist jedenfalls, dass man hier insbesondere Daten von Printwerken findet. Auch werden Sie feststellen, dass Besonderheiten mitunter in verlinkten auswärtigen Bibliotheken geführt werden, sodass die Literaturdaten seltener Exemplare möglicherweise zumindest von dort angeboten werden können.

An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass für den Fall, dass man auf diese Weise ein Buch sucht, welches man noch nicht auf dem Tisch liegen hat, das System der Fernleihe helfen kann. Wie das funktioniert und was Ihnen damit ermöglicht werden kann, erfahren Sie bei Ihrer Hochschulbibliothek.


6.4 Weltweite Daten

Als dritter und letzter Weg zu den Daten Ihrer Literatur sei Ihnen nun noch OCLC WorldCat vorgestellt, der sich als weltgrößter Bibliothekskatalog darstellt, über den man Online-Zugriff auf alle Bibliotheksbestände habe.

Da stellt sich die Frage, ob das E-Book von Jan Scholten und Martin Gertler denn möglicherweise hier zu finden ist:

Suchergebnis

Abbildung 18: Negatives Suchergebnis bei WorldCat
(Quelle: Screenshot des Suchergebnisses bei OCLC WorldCat 2014c)

Das gesuchte Buch ist also auch hier nicht zu finden, stattdessen wird auf einen Datenbankartikel verwiesen, der aber nicht das beabsichtigte Suchergebnis wiedergibt. Das angezeigte Ergebnis kann darauf beruhen, dass die gesuchten Wörter im Text des referenzierten Kapitels vorkommen.

Bei der Suche nach »artgerecht ist nur die freiheit« gibt WorldCat praktischerweise – im Unterschied zur Universitätsbibliothek Köln ­– nicht alle Einzelvorkommen untereinander aus, sondern gruppiert sie in Ordnern.

Suchergebnis

Abbildung 19: Übersicht der gefundenen Werke bei WorldCat
(Quelle: Screenshot der Ergebnisübersicht von OCLC WorldCat 2014a)

In diesem Fall sind zwei Ordner sichtbar geworden und man weiß dadurch schnell, dass es vor vielen Jahren ein Buch ähnlichen Namens gegeben hat und welches nun das gesuchte Werk ist.

Bei diesem nächsten Screenshot ist auch die URL sichtbar, sodass Sie entdecken können, dass sich dort am Ende ein kleines Symbol zeigt. Es führt bei Mausklick den direkten Import der Daten dieses Buchs in das Literaturverwaltungsprogramm Zotero durch, das Sie im nächsten Schritt kennenlernen werden (vgl. Roy Rosenzweig Center for History and New Media 2014).

Einzelergebnis

Abbildung 20: Einzeldaten eines Buches bei WorldCat
(Quelle: Screenshot einer einzelnen Fundstelle bei OCLC WorldCat 2014b)

Für den Alltag erweist sich Worldcat als hilfreiches, übersichtliches Tool. Es kennt allerdings auch nur Werke, die von Bibliotheken angeschafft wurden. Unser Fallbeispiel eines E-Books zeigt, dass es gut und sinnvoll ist, parallel immer auch noch bei BibSonomy und ggf. anderen Dienstleistern auf Spurensuche zu gehen.


6.5 Referenzmanager

Nachdem wir nun wissen, dass es sozusagen elektronische Karteikarten gibt, in denen die Metadaten von zitierfähigen Quellen gespeichert sind, stellt sich die Frage, wie man sie am einfachsten für die eigenen wissenschaftlichen Arbeiten nutzbar macht. Die Antwort ist klar: das geht am besten mit einem Literaturverwaltungsprogramm, auch Referenzmanager genannt.

Die Software hilft uns, den Überblick über die für die anstehende Arbeit gesichtete Literatur zu behalten sowie unsere eigenen Literaturbestände zu verwalten und aktuell zu halten. Vor allem aber hilft sie, fehlerfreie und konsistente Quellenangaben zu erzeugen.

Kennzeichnend für Literaturverwaltungsprogramme sind die enthaltenen Datenbanken, in der die Metadaten von Quellen abgelegt werden: Verfasser, Herausgeber, Titel des Werkes oder des Beitrags, Publikationsdatum, Auflage, Seitenbereich, URL, Verlagsname und Verlagsort, um nur einige der wichtigsten Daten zu nennen.

Diese Daten können solche Programme in der Regel direkt übernehmen: durch Importfunktionen, ja sogar direkt aus den gängigen Webbrowsern. Wenn man beispielsweise ein Buch auf dem Tisch liegen hat, muss man nicht händisch die Metadaten aus den enthaltenen Angaben zusammensuchen und eintippen, sondern importiert sie aus den jeweiligen Webseiten bei Amazon, Bibsonomy, WorldCat oder anderen.

Die Originaltexte selbst werden nicht gespeichert, denn sie sind jene Monografien, Sammelwerke, Zeitschriftenbeiträge, Webseiten und sonstigen Dokumente, die uns bei der Recherche begegneten und aus deren Inhalten wir Argumente und Informationen für die eigene Untersuchung benötigen.

Ein Literaturverwaltungsprogramm kann die in der Arbeit genutzten Quellendaten als Quellenverzeichnis in den gängigen Zitationsstilen ausgeben, also DIN 1505-2, MLA, APA und Harvard.

Hochschulen und Verlage machen stets Vorgaben, mit welchem Zitationsstil die Quellenverzeichnisse der einzureichenden Untersuchungen formatiert sein müssen. Daher ist das Arbeiten mit einem Literaturverwaltungsprogramm eine gute Hilfe: Will man beispielsweise eine an der Hochschule eingereichte Arbeit, die noch mit Fußnotenreferenzierungen erstellt werden musste, aufbereiten und bei einem Verlag zur Publikation bringen, reicht mitunter ein Mausklick, um von Fußnoten auf In-Text-Verweise umzustellen – sofern man bereits die ursprünglichen Fußnoten nicht händisch, sondern mit dem Literaturverwaltungsprogramm erzeugt hatte.

Solche Literaturverwaltungsprogramme wie Zotero, Citavi oder EndNote arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen zusammen. Sie stellen sicher, dass zu jeder Zitierung im Text der Arbeit eine zugehörige und formgerechte bibliographische Angabe im Quellenverzeichnis vorhanden ist. Auch stellen sie sicher, dass bei Überarbeitung des Textes entfernte Quellenverweise zur entsprechenden Bereinigung des Quellenverzeichnisses führen.

Webbasierte Literaturverwaltungsprogramme bieten auch die Möglichkeit zur gemeinschaftlichen Katalogisierung. Man kann beispielsweise für Projekt- oder Forschungsgruppen gegenseitige Freigaben von Datenbeständen erzeugen. So können die Teilnehmer konsistente Quellennachweise bei ihren gemeinsam entstehenden Forschungsdokumentationen erreichen.

Ein solches webbasiertes Literaturverwaltungsprogramm ist Zotero. Es wird kostenlos angeboten, für alle gängigen Betriebssysteme und Browser. Mit seiner Hilfe entstanden auch alle Referenzierungen und das Quellenverzeichnis dieses Buches.


6.6 Datenpflege

Die Eingabe der Metadaten von Quellen kann beim Literaturverwaltungsprogramm Zotero grundsätzlich auch immer von Hand erfolgen.

Dazu legt man einen neuen Datensatz an, wählt den Typ der einzupflegenden Quelle und trägt alle für diese Quelle benötigten Angaben ein.

Zotero

Abbildung 21: Datensatz in Zotero anlegen
Quelle: Eigene Generierung am 03.04.2015

Einfacher geht es durch Direktimport aus dem Browser – etwa beim Besuch eines Onlineshops für Bücher oder eines Onlinekatalogs von Publikationen.

Das kleine blaue Buch-Icon oben in der URL-Zeile des Browsers verrät, dass hier das Browser-Plugin von Zotero installiert ist und somit die Metadaten des aufgerufenen Buches mit einem Klick in die Zotero-Datenbank übertragen werden können.

Nachstehend sehen Sie zunächst den Screenshot des Abrufs aus OCLC WorldCat, danach den Screenshot des Abrufs aus Amazon – jeweils ergänzt um den resultierenden Datenbestand in Zotero.

Worldcat

Abbildung 22: Datenübernahme aus OCLC WorldCat
Quelle: Eigene Generierung am 03.04.2015


Amazon

Abbildung 23: Datenübernahme aus Amazon
Quelle: Eigene Generierung am 03.04.2015

Es zeigt sich sowohl beim Vergleich der beiden obigen Darstellungen als auch in einem Schnelltest, nämlich beim Ausgeben der Datenbestände in einer leeren Word-Datei, welche unterschiedlichen Daten vorhanden sind und dass dadurch unterschiedliche Resultate zustande kommen:

Zitierunterschiede

Abbildung 24: Ergebnisse WorldCat / Amazon
Quelle: Eigene Generierung am 03.04.2015

Dass bei den WorldCat-Daten keine Auflage angegeben wurde, muss nicht ein Fehler sein: Vermutlich handelte es sich beim Einbringen der Daten seitens der beteiligten Bibliothek noch um die 1. Auflage – und die Angabe einer 1. Auflage erfolgt in der Regel nicht.

Schauen Sie daher stets in das Ihnen selbst vorliegende Buch, aus dem Sie zitieren, und tragen Sie in Ihrer Zotero-Datenbank die entsprechende Auflage ein! Denn es könnte durchaus sein, dass die 4. Auflage Ergänzungen und Änderungen gegenüber einer früheren Auflage aufweist – darum müssen Auflagenangaben präzise vorgenommen werden.

Wichtig ist also, darauf zu achten, ob die benötigten Angaben auch wirklich vorhanden sind. Ebenfalls ist darauf zu achten, ob enthaltene Umlaute und Sonderzeichen so abgelegt sind, dass sie fehlerfrei im Verweis auf die Quelle wiedergegeben werden. Es könnte schließlich sein, dass etwa die bei WorldCat eintragende Unibibliothek aus Versehen Fehlerhaftes zu einer Quelle eingegeben hatte oder dass zunächst richtig aussehende Umlaute in der Arbeit selbst falsch ausgegeben werden, beispielsweise wird dann im Quellenverzeichnis »u¨ber« statt »über« ausgegeben.

Es empfiehlt sich somit, bei jeder Eingabe und Übergabe in die Zotero-Datenbank sogleich den jeweiligen Datensatz kritisch zu prüfen.

Direktimport ist auch möglich beim Besuch einer Webseite, die als Quelle referenziert werden soll. Allerdings sind meist einige Angaben von Hand zu ergänzen:

Webseite

Abbildung 25: Daten einer Online-Quelle übernehmen
Quelle: Eigene Generierung am 03.04.2015 (Gertler 2013)

Hier mussten Vor- und Nachname des Autors und die Jahresangabe des Posts ergänzt werden.

Korrekturen nimmt man am besten sofort und nur in der Datenbank selbst vor! Korrigiert man stattdessen die in der eigentlichen Textdatei der Arbeit angezeigten Quellenangaben, werden diese nach dem nächsten Refresh wieder auf den vorherigen, fehlerhaften Stand zurückversetzt. Jeder Eintrag eines weiteren Quellenverweises führt nämlich stets zum Refresh aller genutzten Daten der eigenen Zotero-Datenbank. Also muss jeder Fehler auf jeden Fall dort korrigiert werden, wo er gespeichert ist: in der Datenbank.

Über diesen Kurs

School

Dieser Videokurs und seine Materialien wurden ursprünglich für das Angebot der School of Veganomics entwickelt und dort bereits im Sommer 2015 als Massive Open Online Course (MOOC) für jeden zugänglich und kostenfrei nutzbar publiziert.

Es werden daher in den Lektionen mitunter aus jenem Themengebiet Anwendungsbeispiele erläutert.

Zudem ist ein Begleitbuch zum Videokurs als Printausgabe sowie als E-Book erschienen, das als Skript der Videolektionen dient, die Arbeitsblätter beinhaltet sowie mit zusätzlichen Informationen nützlich sein kann. Das Manuskript des Begleitbuchs können Sie hier als PDF downloaden.

Buch
 
 
 
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2. Auflage 2018

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